...Exija mejores respuestas en ERP de sus proveedores
Muchas empresas están paralizadas a causa de sus soluciones ERP. Las organizaciones todavía están cayendo en la dependencia o viéndose atrapadas en un círculo: allí donde se instala una solución ERP, se enfrentan a un cambio inesperado en su negocio y necesitan por tanto invertir una importante cantidad de tiempo y dinero en adaptar el software. Siempre cambia algo, y así deben estar una y otra vez. Muchos de los mayores proveedores de ERP ofrecen flexibilidad sin límite PREVIA a la implementación, pero una vez que tienen la solución implementada las empresas se quedan atascadas – situación ideal para los proveedores de ERP, pero no para usted.
Más a menudo de lo que parece, al tiempo que una empresa descubre que su software de gestión entorpece su crecimiento, no hay tiempo ni presupuesto para realizar los cambios correspondientes. Para prevenir esta situación, Agresso ha realizado una lista de preguntas asociadas al coste del cambio que muchos compradores hoy en día se olvidan de realizar – el eslabón perdido de la compra de software. Esta lista se basa en las respuestas de empresas dinámicas de diferentes sectores, y cubre los principales requisitos para el cambio en el contexto internacional.
La lista también es la base de las preguntas clave que debe empezar a realizar a su proveedor de ERP, cómo deberían arreglárselas, y los costes asociados con la siguiente:
Lista de comprobación del Coste del Cambio
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| Reorganización y reestructuración |
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Nuestra empresa probablemente cambiará su estructura en el futuro para adaptarse a las demandas y requerimientos del mercado. ¿Qué esfuerzo es necesario para cambiar la estructura de gestión existente; por ejemplo, por oficina (Madrid, Barcelona etc.); por tipo de trabajo (geotecnia, metalurgia, sísmico etc.) o por sectores verticales (banca, seguros etc.)? ¿Cuánto trabajo se necesita generalmente para realizar una implementación por la que un departamento se divide en dos – con diferentes responsabilidades, estructuras de gestión y procesos de entrega de servicios? ¿Qué nivel de esfuerzo se requiere para revisar los cambios organizacionales dentro de la solución financiera– tales como comparar los resultados históricos de la estructura existente con la potencial? ¿Cuánto esfuerzo se requiere para permitir que los gestores de proyecto realicen el seguimiento de deudores, acreedores, compromisos, presupuestos, previsiones y márgenes por proyectos específicos cuando se decide subcontratar parte del servicio de entrega a terceros? ¿Cuánto esfuerzo es necesario para realizar el seguimiento de un proyecto (de inicio a fin) en una situación por la cual cambia la estructura organizacional, de modo que cambian la propiedad de las diferentes fases del proyecto? ¿Qué esfuerzo precisa cambiar su flujo de aprobación de elementos relacionados con procesos de workflow como facturas, tiempo o gastos para reflejar los cambios en la estructura organizacional o en la plantilla?
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| Evolución de la empresa |
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¿Cuánto esfuerzo conlleva ofrecer a la gente la evolución en su trabajo (responsabilidades crecientes, cambio de funciones en la empresa o de departamento, etc.) y asignarles los niveles adecuados de reports y acceso a la información (menor o mayor)? ¿Qué nivel de esfuerzo es necesario para soportar el negocio cuando se lanzan nuevos productos o servicios, o al cambiar la metodología de los servicios de entrega (por ejemplo, de precio fijo a tarifa por horas)? ¿Qué esfuerzo se precisa para añadir una nueva métrica por la cual se analizan los resultados o el rendimiento? ¿Cuánto esfuerzo se necesita para empezar a analizar los costes de pago a un nivel inferior de detalle que las horas extra? ¿Cuánto se tarda en poder cambiar de una implementación multi-site a una de servicios compartidos sin interrumpir el negocio?
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| Fusiones & adquisiciones |
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¿Cuánto esfuerzo se requiere para migrar las empresas fusionadas/adquiridas a la solución de gestión corporativa, por la que se asegura una sola versión de la verdad? ¿Qué esfuerzo se requiere para permitir que los empleados de la organización adquirida operen a través de divisiones/proyectos para nivelar sinergias y costes? ¿Qué esfuerzo comporta introducir una estructura común de reporting a través de múltiples entidades legales y regiones mientras se continúa adaptando a los requerimientos locales actuales? ¿Qué nivel de esfuerzo precisa cambiar para trabajar con un departamento de control de créditos para todo el grupo?
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| Reformas y cumplimientos gubernamentales |
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El gobierno introduce una nueva normativa (como los estándares internacionales de reporting financiero). ¿Qué esfuerzo se necesita para cumplir con ellos? ¿Cuánto esfuerzo es necesario para asegurarse la comparación de los viejos y nuevos estándares de reporting? ¿Qué nivel de esfuerzo se necesita para reportar los datos financieros junto con los no financieros (por ejemplo, los asociados a la responsabilidad social corporativa), potencialmente para un periodo de tiempo anterior?
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Resumen
Cualquier empresa que se encuentre ante cambios periódicos puede usar esta lista antes de decidirse a comprar y comprobar si los proveedores potenciales o actuales son capaces de ofrecer respuestas satisfactorias, especialmente en soluciones tan importantes como el ERP. Los requerimientos sin respuesta válida comportan a la empresa un riesgo directo y tangible para la consecución de sus objetivos a medio y largo plazo, así como el posible agotamiento de sus recursos. Las empresas que consideran que su software es demasiado inflexible deberían empezar a evaluar opciones alternativas. Sólo entonces serán capaces de enfrentarse con garantías a los cambios del negocio (como los que se indican arriba) y llegar a una conclusión satisfactoria.
Invertir en soluciones ERP rígidas que son incapaces de afrontar estos cambios puede ser contraproducente e innecesario.
Hágase nuestro chequeo, descubra más acerca de cómo funciona su estrategia ERP, y aprenda que hay alternativas...
